Jednotlivci aj majitelia malých podnikov si často najímajú nezávislých dodávateľov, ktorí im pomôžu dokončiť krátkodobé aj dlhodobé projekty. S nezávislým dodávateľom si nemusíte robiť starosti so zrážkou daní zo mzdy. Ak chcete zamestnať nezávislého dodávateľa, navrhnite zmluvu, ktorá jasne definuje váš vzťah a prácu, ktorú bude osoba pre vás vykonávať. Keď váš dodávateľ dokončí prácu, uistite sa, že zadáte príslušné daňové formuláre a vykonáte všetky potrebné platby na krytie kompenzácií pracovníkov.
Kroky
Metóda 1 z 3: Uzatvorenie právnej zmluvy
Krok 1. Vyhľadajte online formuláre alebo šablóny
Keď navrhujete zmluvu na prenájom nezávislého dodávateľa, nemusíte začínať od nuly. Vládne agentúry, právnické firmy a ďalšie právne služby majú k dispozícii bezplatné formuláre, ktoré môžete skopírovať a prispôsobiť svojim potrebám.
- Šablónu určenú pre nezávislých dodávateľov v rovnakom odvetví sa vám bude ľahšie prispôsobovať. Ak napríklad najímate nezávislého spisovateľa na tvorbu obsahu pre svoje webové stránky, nemusíte nutne používať vzor zmluvy určený pre dodávateľov stavieb.
- V ideálnom prípade by ste mali nájsť zmluvu, ktorá je navrhnutá tak, aby bola použitá v štáte, v ktorom žijete (alebo kde sa bude práca vykonávať) a bola vypracovaná alebo preskúmaná zástupcom.
Krok 2. Identifikujte strany dohody
Vaša dohoda by mala obsahovať zákonné mená vás a vášho nezávislého dodávateľa. Ak má nezávislý dodávateľ spoločnosť s ručením obmedzeným alebo spoločnosť, používajte namiesto obchodného mena dodávateľa oficiálny názov firmy.
V zmluvách je obvyklé uvádzať pôvodné názvy hneď na začiatku a počas zvyšku zmluvy ich odkazovať na strany všeobecnými názvami. Môžete sa napríklad označovať ako „klient“a nezávislý dodávateľ ako „dodávateľ“
Krok 3. Zahrňte konkrétne časové obdobie
Vo všeobecnosti platí, že keď si najmete nezávislého dodávateľa, budete potrebovať jeho služby iba na krátku dobu. V zmluve by malo byť konkrétne uvedené, kedy zmluvný vzťah začína a kedy sa skončí.
- Aj keď máte v úmysle ukončiť zmluvu po dokončení diela, stále chcete zmluvný termín, do ktorého musí byť dielo dokončené.
- Ak chcete, aby bol vzťah dlhodobejší, overte si zákony svojho štátu alebo sa obráťte na zamestnaneckého zástupcu a zistite, či vo vašom štáte neexistujú obmedzenia týkajúce sa dĺžky zmlúv.
Krok 4. Popíšte prácu, ktorú treba vykonať
Vaša zmluva by mala obsahovať časť, ktorá konkrétne stanoví, čo pre vás dodávateľ bude robiť, vrátane toho, za čo bude zodpovedný a ako sa bude hodnotiť ich výkon.
- Ak sa od dodávateľa požaduje, aby použil akékoľvek vlastné nástroje alebo zdroje, zadajte tieto informácie do popisu práce.
- V prípade potreby uveďte všetky informácie o tom, ako vám budú dokončené práce predložené alebo doručené.
Krok 5. Zadajte platobné podmienky
Jedna časť vašej zmluvy by mala konkrétne uvádzať, koľko sa dodávateľovi platí za služby, a tiež to, kedy a ako platíte. Zahrňte všetky podmienky, ktoré chcete uložiť pri konečnej platbe.
- Ak napríklad najímate dodávateľa na prerábku vašej kuchyne, svoju konečnú platbu môžete dodávateľovi uhradiť v závislosti od absolvovania práce.
- Zahrňte spôsob platby. Ak platíte prostredníctvom služby tretej strany, ktorá účtuje poplatky, vo vašej zmluve by malo byť uvedené, či ste za zaplatenie týchto poplatkov zodpovední vy alebo dodávateľ.
Krok 6. Definujte osobu ako nezávislého dodávateľa
Všetky dohody s nezávislými dodávateľmi obsahujú právny jazyk, v ktorom sa uvádza, že daná osoba je nezávislým dodávateľom a nie vašim zamestnancom. Môže zahŕňať stručný opis zodpovedností, ktoré má dodávateľ v dôsledku tohto vzťahu.
- V niektorých prípadoch môže stačiť zahrnúť vyhlásenie, ktoré hovorí: „Pri poskytovaní služieb podľa tejto dohody sa zmluvné strany dohodli, že dodávateľ je nezávislým dodávateľom a nie je zamestnancom objednávateľa.“
- Niektoré štáty môžu na vytvorenie vzťahu nezávislého dodávateľa vyžadovať špecifický jazyk. Zaistite, aby bol každý použitý formulár alebo šablóna navrhnutá tak, aby boli vo vašom štáte legálne platné.
Krok 7. Pred začatím prác si dajte podpísať zmluvu
Podpísanie zmluvy pred tým, ako pre vás nezávislý dodávateľ začne pracovať, zaručuje, že zmluva bude právne upravovať vykonanú prácu. Ak dodávateľ začne s prácami pred podpisom zmluvy, môžu neskôr tvrdiť, že súhlasili s niečím iným.
Zmluvu by ste mali podpísať vy aj dodávateľ. Keď sú všetky podpisy na mieste, vytvorte kópiu podpísanej zmluvy s dodávateľom a svoje vlastné záznamy
Metóda 2 z 3: Starostlivosť o daňové záležitosti
Krok 1. Formulár SS-8 použite na získanie formálneho určenia od IRS
Ak máte otázky týkajúce sa toho, či bude osoba, ktorú ste najali, klasifikovaná ako nezávislý dodávateľ alebo zamestnanec, IRS urobí rozhodnutie za vás.
- Jednoducho nazvať osobu nezávislým dodávateľom nemusí stačiť. IRS hodnotí skutočnosti v 3 všeobecných kategóriách - kontrola správania, finančná kontrola a typ vzťahu - s cieľom určiť, či je niekto nezávislým dodávateľom.
- Vy alebo dodávateľ môžete kedykoľvek podať formulár SS-8. Vo formulári uvediete skutočnosti o vzťahu a potom IRS tieto skutočnosti vyhodnotí a rozhodne, či je daná osoba nezávislým dodávateľom alebo zamestnancom.
- Ak máte v úmysle podať formulár SS-8, urobte to čo najskôr. IRS môže trvať 6 mesiacov, kým vyhodnotí formu a rozhodne.
Krok 2. Nechajte dodávateľa vyplniť formulár W-9
Formulár W-9 sa používa na získanie úplného zákonného mena a daňového identifikačného čísla nezávislého dodávateľa. Daňovým identifikačným číslom dodávateľa môže byť číslo sociálneho poistenia alebo identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN).
Akonáhle vám dodávateľ vráti váš W-9, uchovajte ho vo svojich súboroch najmenej 4 roky. V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa vašich daní bude možno potrebné ich ukázať IRS
Krok 3. Ak zaplatíte dodávateľovi viac ako 600 dolárov, vyplňte formulár 1099-MISC
Keď platíte nezávislému dodávateľovi, musíte úradu IRS predložiť informačný návrat, v ktorom je uvedené, koľko ste mu zaplatili. Skutočné platenie daní z tohto príjmu je na zodpovednosti dodávateľa.
Môžete tiež vyplniť formulár 1099 a odoslať ho zamestnancovi, aj keď to nie ste povinný
Krok 4. Uložte všetky požadované správy so svojim stavom
Zvlášť ak ste malý podnik, môže sa od vás vyžadovať, aby ste podali informačné správy pracovnému a daňovému oddeleniu vášho štátu, ak si najmete nezávislých dodávateľov.
- Ak sa chcete dozvedieť, aké hlásenia sú potrebné, overte si to na daňovom úrade svojho štátu alebo na úradoch práce svojho štátu.
- Štáty môžu mať iné pravidlá ako IRS, pokiaľ ide o to, či je pracovník klasifikovaný ako nezávislý dodávateľ alebo zamestnanec na daňové alebo iné účely. Zistite to na ministerstve práce svojho štátu alebo sa obráťte na miestneho zástupcu pre zamestnanosť.
Krok 5. Overte si zákon svojho štátu týkajúci sa krytia kompenzácií pracovníkov
V niektorých štátoch musíte zaplatiť krytie kompenzácie pracovníkov nezávislým dodávateľom. Ak sa chcete presvedčiť, obráťte sa na ministerstvo práce vášho štátu.
Na webovej stránke oddelenia môžete zvyčajne zistiť, či ste povinní vyplatiť náhradu škody pracovníkom. Môže existovať zoznam faktorov, ktoré je potrebné zvážiť, alebo nástroj, ktorý môžete použiť na rýchle posúdenie toho, či musíte zaplatiť krytie kompenzácií pracovníkov
Metóda 3 z 3: Výber nezávislého dodávateľa na prenájom
Krok 1. Identifikujte, čo potrebujete, od vášho nezávislého dodávateľa
Predtým, ako začnete hľadať nezávislého dodávateľa, nájdite si čas na to, aby ste presne zistili, aké schopnosti budú potrebovať na dokončenie práce, ktorú pre nich máte.
- Najatie nezávislého dodávateľa sa môže líšiť od prenájmu dodávateľa na stavebné práce alebo na iné pracovné pozície. Odlišné budú aj vaše metódy hodnotenia ich schopností a skúseností.
- Ak napríklad chcete, aby niekto písal obsah pre webové stránky vašej firmy, môžete požiadať o vyhodnotenie vzorky na písanie. Ak chcete, aby tiež navrhovali vaše obsahové stránky, na druhej strane môžete hľadať vzdelávanie v oblasti webového dizajnu alebo certifikácie.
Krok 2. Požiadajte priateľov alebo kolegov o odporúčanie
Ak niekto, koho poznáte a ktorému dôverujete, nedávno najal z podobných dôvodov nezávislého dodávateľa, opýtajte sa, koho použil. Odporúčanie vám môže ušetriť veľa času a peňazí pri kontrole niekoho pozadia.
- Zistite, akú prácu spravidla vykonáva nezávislý dodávateľ a koľko im zaplatil váš priateľ alebo kolega.
- Opýtajte sa konkrétne, či má váš priateľ alebo kolega výhrady k odporúčaniu nezávislého dodávateľa alebo či mal nejaké problémy. Problém, ktorý pre nich nebol problémom, môže byť pre vás prekážkou.
Krok 3. Vykonajte dôkladnú kontrolu pozadia
Aj keď vám bol odporučený nezávislý dodávateľ, prečítajte si recenzie dodávateľa a zistite všetko o jeho dobrej povesti v tomto odvetví. Vyhľadajte ich webové stránky online. Ak majú portfólio nedávnych projektov, môže vám to poskytnúť predstavu, či by pre vás dobre fungovali.
- Ak majú nejaké licencie alebo osvedčenia, overte si to u agentúry, ktorá licenciu alebo osvedčenie vydala, a uistite sa, že je platná a v dobrom stave.
- Existuje množstvo webových stránok, ako napríklad Upwork a Guru, kde môžete inzerovať prácu nezávislých dodávateľov a nezávislých pracovníkov. Typicky nezávislí dodávatelia potom predložia ponuky pre váš projekt a vy si môžete vybrať toho, ktorého chcete použiť.
Krok 4. Rozhovor s najmenej 3 nezávislými dodávateľmi
Rozhovor s niekoľkými ľuďmi vám nielen pomôže nájsť najlepšie kvalifikovaného nezávislého dodávateľa na zvládnutie vášho projektu, ale tiež vám umožní dokončiť prácu za správnu cenu. Majte na pamäti sumu, ktorú ste ochotní zaplatiť za prácu, a umožnite dodávateľom predložiť ponuky na projekt.
- Pýtajte sa na ich predchádzajúce skúsenosti a odborné znalosti v danej oblasti. Zistite, či dokončili projekty podobné tomu vášmu.
- Získajte mená predchádzajúcich klientov s projektmi podobnými tomu vášmu, ktorých môžete kontaktovať ohľadom dodávateľa.
Krok 5. Podrobne prediskutujte projekt
Váš nezávislý dodávateľ by mal mať dobrý nápad presne pred tým, akú prácu chcete, aby dokončil, za aké aspekty práce bude zodpovedný a ako dlho sa očakáva, že práca bude trvať.
- Najmä ak pracujú pre iných klientov, urobte si dobrú predstavu o tom, koľko hodín denne (alebo týždenne) môžu vášmu projektu venovať. Ak potrebujete, aby boli k dispozícii počas konkrétnych hodín, dajte im vedieť.
- Jasne povedzte o svojich očakávaniach od projektu a o cieľoch dokončenia. Ak sa od nich bude vyžadovať, aby si na dokončenie projektu priniesli vlastné nástroje alebo zdroje, dajte im o tom vedieť vopred.
