Memo alebo memorandum je správa šitá na mieru konkrétnemu publiku, aby ich o niečom informovala. Poznámky sú všeobecným kancelárskym dokumentom, takže môžu pokrývať najrozmanitejšie témy a môžu byť distribuované v papierovej forme, faxom alebo e -mailom. Formalita vašej poznámky spravidla závisí od organizácie, pre ktorú pracujete, a od právnej povahy témy. Memorandum o renovácii budovy má vo všeobecnosti informovať nájomníkov, zamestnancov, majiteľov alebo pracovníkov o nevyhnutnej renovácii, ktorá ovplyvní ich životné prostredie. Zistite, ako napísať poznámku k renovácii budov.
Kroky
Krok 1. Požiadajte o kópie predchádzajúcich memoránd
Cit pre tón a formálnosť vašej organizácie môžete získať pohľadom na príklady minulých oznámení. Požiadajte svojho nadriadeného, aby poskytol iba tie vzorky, s ktorými bol spokojný.
Krok 2. Získajte kópie kontaktných informácií pre všetkých, ktorých sa týka táto poznámka
Každej strane budete musieť poslať kópiu a získanie všetkých potrebných adries alebo e -mailov môže trvať niekoľko dní alebo týždňov.
Krok 3. Zhromaždite všetky skutočnosti, ktoré sú potrebné na preukázanie potreby renovácie budovy
Ak rada pre bývanie alebo byt prešla návrhom na schválenie rekonštrukcie, požiadajte o kópiu návrhu, aby bolo možné oň požiadať alebo distribuovať. Čím väčšia je renovácia, tým viac dôkazov budete potrebovať.
Krok 4. Stanovte termíny
Pri väčších renováciách možno budete chcieť poslať poznámku v dostatočnom predstihu, aby mohli urobiť potrebné ubytovanie. Ak je renovácia na poslednú chvíľu, rozhodnite o dátume a čase, kedy sa uskutoční, vrátane času, kedy sa ľudia ubytujú.
Krok 5. Napíšte osnovu svojej poznámky
Akékoľvek obchodné písanie slúži na to, aby ste čitateľa o niečom presvedčili. Pod nadpisy vytvorte návrh, ktorý obsahuje tému poznámky, popis, termíny a dátumy, dôkaz a kontaktné informácie pre ďalšie kroky.
Krok 6. Vytvorte si štruktúru poznámky
Ak ide o poznámku vyrobenú pod názvom spoločnosti, použite logo a štruktúru spoločnosti. Nasledujú pokyny pre formátovanie poznámky:
- Umiestnite meno adresáta do ľavého horného rohu dokumentu na spracovanie textu. Môže to byť všeobecný alebo konkrétny názov, ale mal by byť ľahko rozpoznateľný, aby osoba vedela, že sa ho týka poznámka o rekonštrukcii budovy.
- Ďalej zadajte osobu, ľudí alebo spoločnosť, ktorá píše poznámku. Ak píšete poznámku pre oddelenie alebo spoločnosť, pred odoslaním poznámky pod menom niekoho iného budete možno musieť požiadať o schválenie.
- Dátum zadajte nižšie. Poznámky by sa mali vytvárať pomerne rýchlo, pretože zvyčajne niekoho požiadajú, aby si niečo všimol včas.
- Napíšte predmet poznámky o rekonštrukcii budovy pomocou čo najlepších popisných slov. Napríklad namiesto textu „Predmet: Renovácie budov“napíšte „Oprava výťahu, 30. augusta od 6:00 do 8:00“.
- Napíšte telo správy. Napíšte účel, prečo je obnova potrebná, prečo je obnova pre čitateľa prínosom a potrebný dôkaz, ako je stavebný zákon alebo bezpečnostné otázky. Buď priamy; snažte sa nezahrnúť písanie, ktoré nepodporuje vašu správu.
Krok 7. V prípade potreby zahrňte odrážky alebo zoznamy
Ľudia častejšie čítajú poznámky, ktoré nie sú blokmi textu. Keďže poznámky sú dosť neformálne, môžete vytvárať zoznamy s odrážkami alebo použiť hrubý text na zvýraznenie určitej časti termínu alebo účelu opravy.
Krok 8. Upravte svoju poznámku na 1 stranu
Ak dávate poznámku mnohým ľuďom, najlepší spôsob, ako zaistiť, aby si ju prečítali, je skrátiť ju. Ak je príliš dlhý a účel nie je bezprostredne jasný, môžu ho odložiť, kým nebudú mať voľný čas.
To neplatí pre právne memorandá a niektoré oznámenia spoločností, ktoré obsahujú správy o stavbách alebo návrhy predstavenstva. Uistite sa, že viete, akú dĺžku vaše publikum očakáva
Krok 9. Dokážte svoju poznámku o pravopisných a gramatických chybách
Ak vaše spisovateľské schopnosti nie sú silné, dajte ho nadriadenému alebo kolegovi, ktorý ho môže upraviť.
Krok 10. Podpíšte list
Keď bude schválený, budete ho chcieť podpísať a datovať, aby bol oficiálny. V spodnej časti poznámky uveďte svoje kontaktné údaje a kontaktné informácie na kohokoľvek, komu môže smerovať otázky.
Krok 11. Zahrňte potrebné prílohy
Vytlačte si kópie poznámky a príloh ku každému z vašich kontaktov. Pred doručením ich zošite na poznámku.
Krok 12. Doručte svoju poznámku včas
Ľudia budú počas rekonštrukcie potrebovať čas na vypracovanie plánov, preto sa im pokúste poskytnúť informácie hneď, ako budú oznámené.
