Organizácia kancelárskych súborov môže byť náročná úloha, najmä ak máte veľké množstvo súborov a dokumentov, ale nemusí to byť bolestivý proces. Plánovanie dopredu a rozhodovanie o súborovom systéme vám môže pomôcť usporiadať súbory tak, aby vyhovovali vašej firme, a zaistiť, že budete dôležité dokumenty nachádzať efektívnejšie. Keď budete mať svoje súbory v poriadku, budete sa musieť držať konzistentného systému, aby ste ich takto udržovali.
Kroky
Metóda 1 z 3: Vývoj systému
Krok 1. Vytvorte kategórie súborov
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, ak chcete usporiadať súbory, je rozhodnúť sa, aké hlavné kategórie použijete na triedenie. Rôzne druhy kancelárií budú mať rôzne druhy kategórií, ale všeobecný systém je rovnaký. Musíte vymyslieť systém, ktorý zmysluplne triedi vaše súbory.
Ak napríklad pracujete v advokátskej kancelárii a potrebujete organizovať súbory klientov, môžete ich zoradiť podľa všeobecných typov prípadov: súdne spory, dedičské, podnikové, administratívne a ďalšie
Krok 2. Nastavte podkategórie
V rámci každej jednotlivej kategórie sa môžete stať konkrétnejšími vytvorením zoznamu podkategórií. Každý jednotlivý kus papiera, ktorý je potrebné podať, je možné definovať dvoma pojmami - všeobecnou kategóriou a potom podkategóriou.
Ak napríklad nastavujete registračný systém pre finančné záležitosti, môžete mať všeobecnú kategóriu „Odchádzajúce platby“a potom nastaviť podkategórie dodávateľov, dodávateľov, služieb, profesionálov a administratívne náklady
Krok 3. Použite systém farebného kódovania
Znie to jednoducho, ale môže to byť veľmi efektívny spôsob usporiadania súborov pre rýchly prístup. Rozhodnite sa, koľko rôznych kategórií budete mať vo svojom informačnom systéme, a potom použite toľko rôznych farebných priečinkov.
Namiesto použitia priečinkov, ktoré sú úplne farebné, môžete použiť bežné priečinky z Manily a získať farebné nálepky. Samolepky potom môžete nalepiť na hornú záložku, na okraj priečinka alebo na obe, aby boli lepšie viditeľné
Krok 4. Označte súbory
Každý súbor vo vašej kancelárii má teraz jasné miesto. Štítok na záložku každého priečinka by ste mali napísať jasne a úhľadne, aby ste vedeli, kam patrí. Štítok v každom jednotlivom priečinku by mal začínať všeobecnou kategóriou a potom by mal nasledovať konkrétna podkategória. Priečinok obsahujúci záznamy o platbách vašim dodávateľom by napríklad mohol mať štítok „Odchádzajúce platby / dodávatelia“.
- Štítky na každom súbore by mali byť vytlačené čo najpresnejšie a najkonzistentnejšie. Veľmi jednoducho si môžete kúpiť softvérový balík, ktorý vám umožní formátovať štítky, aby ste ich mohli písať a tlačiť pomocou počítača.
- Ak tlačíte štítky pomocou počítača, mali by ste používať konzistentnú veľkosť a štýl písma. Ak tlačíte ručne, mali by ste sa snažiť byť dôslední a čo najčistejší.
Krok 5. Zoraďte súbory podľa abecedy
Keď je váš registračný systém zavedený a máte vytvorené všetky priečinky, dajte ich do poriadku. Všeobecné priečinky by ste mali zoradiť podľa abecedy. V rámci každého všeobecného priečinka by mali byť všetky podkategórie zoradené aj podľa abecedy.
Niektoré informácie môžete zoradiť podľa dátumu, a nie podľa štítku témy. Ak je to tak, potom sa budete musieť sami rozhodnúť, či má zmysel triediť súbory podľa najnovších položiek vpredu a prejsť k najstarším alebo naopak
Krok 6. V každej zásuvke na spisy nechajte niekoľko palcov priestoru
Pri vytváraní systému spisov musíte nechať priestor na rast súborov. Postupom času bezpochyby dostanete viac papierov, ktoré môžete pridať do každého priečinka. Nechajte priestor na rozšírenie svojich súborov. V opačnom prípade budete mať neskôr náročnú úlohu presunúť celé sekcie alebo zásuvky na súbory, aby ste uvoľnili miesto.
Metóda 2 z 3: Zoradenie nesúladných súborov
Krok 1. Zhromaždite všetky materiály, ktoré je potrebné založiť
Ak začínate so zbierkou papierov, ktoré neboli zorganizované a sú v neporiadku, budete musieť začať ťahaním papierov k sebe. Nájdite si pracovisko a zozbierajte všetko na jednej hromade. Potom budete môcť pracovať na organizovaní.
Krok 2. Rozdeľte papiere do dvoch skupín na „akciu“a „podanie
"Ako prvý krok by ste mali vytvoriť priečinok alebo hromadu pre všetko, čo vyžaduje okamžitú akciu." Tieto papiere by nemali byť podané, alebo si možno nepamätáte, že máte robiť prácu, ktorú je potrebné vykonať. Odložte tento priečinok „akcie“, aby ste ho mohli čoskoro riešiť. Potom pokračujte v podávaní zostávajúcich papierov.
Usporiadajte súbor „akcia“. Papiere, s ktorými sa treba ihneď zaoberať, by ste mali roztriediť do menších skupín na základe práce, ktorú musíte vykonať. Nastavte napríklad podkategórie ako telefonovanie, písanie, doručovanie a platenie
ODBORNÁ TIP
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Krok 3. Každý papier vyberte raz
Pri triedení voľných dokumentov, ktoré podávate, sa rozhodujte o každom z nich pri jeho kontrole. Vyberte si papier, prečítajte si ho, rozhodnite sa, do ktorej kategórie a podkategórie patrí do vášho informačného systému, a potom ho odložte. Táto práca vám pomôže s konzistentnosťou podávania a pomôže vám ušetriť čas tým, že sa s každou položkou budete zaoberať iba raz.
Pri kontrole každej položky by ste mali zistiť, či si ju vôbec musíte nechať. Ak je papier niečím, čo už bolo prerokované a nie je to niečo, čo by ste si mali uchovávať ako záznam, potom zvážte jeho vyradenie a nie podanie
Krok 4. Rozbaľte každú položku
Väčšina papierov, ktoré máte, bude pravdepodobne doručená korešpondenčne a pravdepodobne bude v obálkach a založených. Vyberte papier z obálok, otvorte ich naplocho a potom založte. Ak týmto spôsobom založíte každý papier, vaše priečinky sa zmestia rovnomerne do zásuvky na súbory bez toho, aby došlo k vydutiu tam, kde sa skladané papiere skladajú.
- Rozhodnite sa, či si chcete nechať nejaké obálky. Vo väčšine prípadov sú obálky nepotrebné a je ich možné vyhodiť. Ak sa však domnievate, že budete potrebovať doklad o doručení alebo poštovú pečiatku, mali by ste obálku zošiť na papier a držať ich pohromade.
- Viaceré papiere by mali byť zošité dohromady. Zabráni sa tým oddeleniu alebo strate vecí. Sponky sú vhodnejšie ako kancelárske sponky, pretože (a) zapadajú do spisov rovnomernejšie a (b) nemajú problém skĺznuť.
Metóda 3 z 3: Údržba súborov
Krok 1. Použite košík „Do súboru“
Keď do vašej kancelárie vstúpi nová korešpondencia alebo keď sa vytvorí nové papierovanie, možno ho nebudete môcť ihneď podať. Všetko, čo je potrebné podať, by ste mali umiestniť na jedno miesto, kde to bude možné. Košík na vašom stole s označením „Do súboru“je dobrý spôsob, ako tieto dokumenty odložiť, kým nebudete pripravení.
Krok 2. Určte konzistentný čas na prácu na podaní
Ak môžete, naplánujte si každý deň alebo týždeň konzistentný čas, počas ktorého môžete pracovať na podávaní nových dokumentov. Ak urobíte z podávania pravidelnú súčasť svojej rutiny, je väčšia pravdepodobnosť, že s ním budete držať krok.
- Môžete si napríklad vyhradiť poslednú polhodinu každého dňa na predloženie denných novín. Ak to nie je dosť času, môžete sa pokúsiť podať žiadosť dvakrát denne, tesne pred tým, ako pôjdete na obed a potom tesne pred odchodom.
- Kľúčom k úspechu je dôslednosť a opakovanie.
Krok 3. Uistite sa, že ostatní s prístupom k súborom rozumejú systému
Ak ste jedinou osobou, ktorá používa vaše súbory, potom by ste mali byť ľahko schopní udržať poradie, ktoré ste vytvorili. Ak však iní ľudia potrebujú použiť dokumenty vo vašich súboroch, mali by ste sa uistiť, že rozumejú - a dodržujú - systém, ktorý ste vytvorili. Zavedený registračný systém nie je nápomocný, ak dôjde k zablokovaniu dokumentov a ich vloženiu do nesprávnych priečinkov.
Ak to môže byť efektívnejšie a efektívnejšie, ak ponúknete, že získate niečo, čo by niekto vo vašej kancelárii mohol potrebovať, a potom ich požiadajte, aby vám všetko vrátili. Potom si môžete byť istí, že sa všetko správne prefiltruje
Krok 4. Uložte dôležité dokumenty na bezpečnom mieste
Niektoré špeciálne materiály môže byť potrebné uchovávať na oddelených, špeciálnych miestach. Niektoré papiere môžu byť napríklad uložené v trezore alebo v ohňovzdornej schránke. Možno budete dokonca musieť niektoré materiály uchovávať mimo pracoviska, v bezpečnostnej schránke banky alebo v advokátskej kancelárii vašej spoločnosti.
Krok 5. Pravidelne kontrolujte svoje súbory
Minimálne raz za rok alebo častejšie v prípade potreby by ste si mali vyhradiť čas na kontrolu súborov. Cieľom tejto recenzie je rozhodnúť, či existujú dokumenty alebo celé priečinky, ktoré je možné zahodiť alebo prípadne presunúť do úložiska mimo podniku. Ak už niečo nebude nikdy potrebné, mali by ste to zahodiť. Ak je to niečo, čo neočakávate, že budete používať pravidelne, ale možno to bude potrebné viesť ako záznam, mali by ste to poslať do úložiska.
