Abecedné zakladanie je základný spôsob organizácie dokumentov, ktorý vám umožňuje rýchlo ukladať, pristupovať a spravovať vaše osobné a obchodné súbory
Implementáciou abecedného podávania do svojho života zaistíte, aby boli všetky dokumenty chránené a okamžite dostupné. Existuje mnoho pravidiel, ako podať abecedu v angličtine, aby sa zachoval rozumný systém podávania. Našťastie je ľahké začať s novými dokumentmi a napriek tomu nie je ťažké vykonať zmenu, ak potrebujete reorganizovať!
Kroky
Časť 1 z 2: Podanie podľa abecedy
Krok 1. Rozhodnite sa podľa abecedného systému, ktorý budete používať
Aj niečo také zdanlivo jednoduché ako abecedné podávanie ponúka niekoľko možností na výber. Je dôležité, aby ste si vybrali jeden systém a dôsledne ho používali.
- Pri podávaní písmena po písmene sa zvažuje každé písmeno v každom slove v poradí podľa vzhľadu, pričom sa ignorujú medzery medzi slovami.
- Podávanie po slovách radí položky podľa prvého písmena každého slova za sebou.
- Podávanie jednotiek po jednotkách zohľadňuje každé slovo, skratku a počiatočné poradie položiek podľa nich. Všeobecne sa odporúča systém jeden po druhom.
Krok 2. Zoskupte položky
Keď budete mať všetky položky, ktoré potrebujete uložiť, rozhodnite sa, ako chcete súbory zoskupiť. Môžete si vybrať formát slovníka, v ktorom sú všetky súbory zoradené v jednom abecednom poradí, bez ohľadu na typ súboru alebo položky, ktoré obsahuje. Môžete tiež použiť formát encyklopédie, v ktorom sú položky zoskupené podľa typu alebo predmetu, a potom je každá skupina zoradená podľa abecedy.
Ak máte k dispozícii veľa rôznych typov položiek (recepty, daňové doklady, listy atď.), Môže byť užitočné použiť formát encyklopédie. Položky najskôr zoskupte podľa typu a potom ich usporiadajte podľa abecedy. Skupiny oddeľte pomocou oddeľovačov alebo farebného kódovania
Krok 3. Indexujte svoje súbory
Indexovanie je spôsob umiestnenia každej sekcie titulu do správnej jednotky. Ak chcete položky indexovať pred ich uložením, musíte rozobrať prvky názvu každej položky a vytvoriť nový abecedný názov, ktorý sa môže líšiť od štandardného názvu. Napríklad:
- Predpokladajme, že máte k dispozícii nasledujúce položky na indexovanie a registráciu: článok o aardvarkoch s názvom „Nočné kŕmenie aardvarkov“, životopis známej odborníčky na aardvark Jane A. Doe a propagačnú brožúru k výstave aardvark v zoo v Detroite.
- Životopis Jane A. Doe by bol indexovaný ako „Doe, Jane A.“, pretože priezviská sú pri podávaní na prvom mieste. Podal by sa pod písmenom „D.“
- Článok „Nočné kŕmenie žrebcov“je možné indexovať tak, ako je, ak zvolíte zoskupenie v štýle slovníka. Pomocou tohto zoskupenia sa dalo podať pod písmenom „N“(pre „Nočný“).
- Alternatívne môžete „Nočné kŕmenie ardvarkov“indexovať ako „Aardvarks, nočné kŕmenie.“To by dávalo zmysel, ak by ste používali zoskupenie v štýle encyklopédie, a nie iba ukladanie položiek súvisiacich s aardvarkmi. Položka by potom bola zaradená pod „A.“
- Propagačná brožúra by mohla byť indexovaná ako „Aardvarks, exhibits (Detroit Zoo).“To by dávalo zmysel, ak očakávate, že budete mať niekoľko materiálov o výstavách aardvark-napríklad môžete mať inú položku, ktorá bude indexovaná ako „Aardvarks, exhibits (Toledo) Zoo). “
- Alternatívne by propagačná brožúra mohla byť indexovaná ako „Detroitská zoologická záhrada (výstava Aardvark).“To môže mať zmysel, ak očakávate, že budete mať niekoľko položiek týkajúcich sa detroitskej zoo, alebo ak chcete použiť zoskupenie v štýle encyklopédie na evidenciu položiek podľa geografická poloha.
Krok 4. Usporiadajte súbory podľa abecedy podľa ich indexovaného názvu
Obecným pravidlom pre abecedné podávanie je usporiadanie položiek v poradí od A (prvé) do Z (posledné). Na rozlišovanie a objednávanie oddelených položiek používajte stále konkrétnejšie informácie. Napríklad:
- Poradie vašich indexovaných súborov v predchádzajúcom kroku potom môže byť (v závislosti od systému, ktorý používate): „Doe, Jane A.“, „Detroit Zoo (výstava Aardvark)“a „Nočné kŕmenie Aardvark“ALEBO „Aardvarks, exponáty (Detroitská zoologická záhrada), „„ Aardvarks, Nocturnal Feeding of “a„ Doe, Jane A. “
- Súbor pre „Wallaby“by nasledoval za súborom pre „Emu“. Medzi nimi bude súbor pre „klokana“a pred súborom „aardvark“pre súbor „medveď“a jeden pre „emu“. To by vám poskytlo nasledujúce poradie súborov: „Aardvark“, „Medveď“, „Emu“, „Klokan“, „Valaška“.
- Ak potom pridáte súbor pre „Anteater“, bude existovať po všetkých súboroch pre „Aardvark“. Pretože obe začínajú písmenom „A“, musíte sa pozrieť na druhé písmeno každého slova („N“a „A“v tomto poradí), aby ste určili poradie, a potom na základe toho usporiadať súbory. Nové poradie bude: „Aardvark“, „Mravčiar“, „Medveď“, „Emu“, „Klokan“, „Valaška“.
Krok 5. Označte priečinky so súbormi
Aby ste uľahčili lokalizáciu položiek, označte každý priečinok súborov správnym indexovaným názvom položiek, ktoré obsahuje. To tiež uľahčí zavedenie nových súborov v správnom poradí.
- Položky umiestnite do priečinka, ktorý je pre ne určený.
- Môže byť tiež užitočné zafarbiť súbory, aby sa zlepšila použiteľnosť. Ak napríklad používate zoskupenie v štýle encyklopédie, dajte každej skupine samostatnú farbu a označte každú položku/súbor v každej skupine príslušnou farbou.
Krok 6. Zdokumentujte systém indexovania a evidencie
Buďte v súlade so svojim systémom indexovania a evidencie, nech je akýkoľvek. Zaistite, aby každý, kto má prístup k súborom, vedel o systéme. Môžete napríklad vytvoriť a zdieľať dokument, ktorý podrobne popisuje pravidlá vášho informačného systému. Pomôže to každému efektívne využívať registračný systém.
Krok 7. Správne uložte nové položky
Ukladajte súbory do skrinky podľa indexovaných názvov a abecedného poradia podľa systému, ktorý používate. Aktuálne súbory podľa potreby posuňte, aby ste nové súbory umiestnili na správne miesto.
Časť 2 z 2: Riešenie špeciálnych prípadov
Krok 1. Položky uložte pod ich významný termín
Niekedy má zmysel ukladať položky na základe kľúčových slov bez ohľadu na poradie, v ktorom sa zobrazujú slová v názve alebo názve. To zaisťuje, že súbor je možné indexovať a lokalizovať pomocou najlogickejšieho výrazu. Napríklad
„Prvá banka v Chicagu“by mohla byť indexovaná a zaregistrovaná ako „Chicago, prvá banka z.“„Chicago“je v tomto hesle kľúčovým pojmom, nie ako „prvý“alebo „banka“, najmä ak máte ďalšie položky s podobným názvom, ako napríklad „prvá banka v Tulse“alebo „Chicago banka a dôvera“
Krok 2. Objednajte si mená podľa priezviska
Typické štandardy pre registráciu odporúčajú indexovať jednotlivcov podľa priezviska, pretože priezvisko sa považuje za významný výraz.
- „Jane A. Doe“by teda bola indexovaná a zapísaná ako „Doe, Jane A.“
- Na konci vložte názvy (doktor, pani, major atď.). "DR. Jane A. Doe, “napríklad by bola indexovaná a zapísaná ako„ Doe, Jane A., Dr. “
- Mená objednávajte spravidla tak, ako sú napísané, písmena po písmene. Napríklad „MacDonald“príde pred „McDonald“. Podobne „D“, „L“, „Le“, „de“atď. Sa považujú za súčasť názvu, nie za samostatné jednotky. Objednajte si napríklad súbory „Heinlein“, „Le Guin“, „L’Engle“a „Wolfe“v uvedenom poradí (a NIE ako „L’Engle,“Le Guin, „„ Heinlein “,„ Wolfe “).
- Bežnou výnimkou z týchto pravidiel o menách je, keď meno jednotlivca tvorí súčasť názvu firmy alebo organizácie. V týchto prípadoch považujte meno jednotlivca za jednotky v rámci obchodného názvu. Napríklad „Ochrana proti škodcom Jane A. Doe“by bola zaradená pod „J“a NEBOLA by indexovaná ako „Doe, Jane A. Ochrana proti škodcom“.
Krok 3. Ignorujte články, spojky a predložky
Články (ako „a“, „an“a „the“), spojky (ako „a“, „ale“a „alebo“) a predložky (napríklad „za“, „z“a „In“) sa spravidla vynechávajú pri indexovaní a zakladaní podľa abecedy, pretože sa nepovažujú za významné pojmy. Je to tak, aj keď tvoria začiatok názvu položky. Napríklad:
- „Vyšetrovanie postupov kŕmenia Emu“by bolo uvedené v časti „E“pre „Emu“(významné slovo v názve tejto položky), a nie „A“pre „an“.
- „Ochrana proti škodcom Doe a Smith“by bola podaná za „Doe, Jane A.“Oba indexované názvy začínajú slovom „Doe“, takže v každom z nich prejdete na nasledujúci významný výraz („Smith“a „Jane“), aby ste určili poradie súborov. Ignorujte slovo „a“, pretože nie je dôležité.
Krok 4. Zaobchádzajte so skratkami, ako keby boli napísané
Pri indexovaní a registrácii položiek sa môžete stretnúť so skratkami ako „Mfg“. (pre „výrobu“) alebo „Inc.“(pre „Incorporated). Vo všeobecnosti by ste mali indexovať a ukladať položky tak, ako keby boli tieto skratky napísané, a nie jednoducho ako reťazce písmen.
Napríklad „Ťažobná spoločnosť Jane A. Doe“by bola zapísaná za „Jane A. Doe Mfg“
Krok 5. Bežne zapisujte číslice
Pri abecednom podávaní položiek sa môžete stretnúť s číslicami v názvoch. Čísla súborov vo všeobecnosti umiestnite namiesto toho, aby boli napísané správne. Pred písmená sa vkladajú aj čísla.
- Napríklad „Spoločnosť 3M“by bola podaná pred „100 skvelých podnikateľských nápadov“(pretože „3“predchádza „100“).
- „Veľké podnikateľské nápady“a „Veľkí obchodní lídri“by boli zaradené za „100 skvelých podnikateľských nápadov“, pretože čísla sú usporiadané pred písmená.
- S číslami, ktoré sú už vysvetlené, sa zaobchádza ako so slovami, nie s číslicami. Položky typu „100 skvelých obchodných lídrov“, „Skvelé podnikateľské nápady“a „Dve stovky veľkých podnikateľských nápadov“v takom poradí napíšte.
- Ak to však slúži na vaše účely evidencie, môžete urobiť výnimku a vždy vkladať číslice, ako keby boli napísané.
Krok 6. Vyrovnajte sa so všetkými špeciálnymi znakmi
Je potrebné vziať do úvahy všetky neabecedné alebo nečíselné znaky, s ktorými sa stretnete pri indexovaní a zakladaní položiek. Čo robiť s týmito postavami, však závisí od ich typu:
- Interpunkcia (ako apostrofy, bodky a čiarky) sa pri indexovaní a zakladaní položiek spravidla ignoruje. Napríklad v takom poradí zadajte „Washington's Best Coffee“a „Washington State Fair“.
- Diakritika sa považuje za zodpovedajúce písmeno bez diakritiky. Zadajte napríklad „Éclair“ako „Eclair“a „Über“ako „Uber“. Výnimkou sú prípady, keď podávate podľa abecedy jazyka, ktorý používa diakritiku, v takom prípade by ste mali postupovať podľa bežného abecedného poradia tohto jazyka.
Krok 7. V prípade potreby použite všeobecné pravidlo „nič pred niečím“
Pri zaraďovaní podľa abecedy sú medzery (vrátane interpunkcie a ďalších prvkov, ktoré sú vynechané) spravidla ignorované. Avšak v prípadoch, keď máte položky, ktoré začínajú rovnako, určte poradie podania medzerou alebo pravidlom „nič pred niečím“.
- Zadajte napríklad súbor „North East Bank“, „North East Manufacturing“a „Northeast Bank“v uvedenom poradí.
- Rovnako tak „Doe, Jane A.“bude podaná pred „Doe, Jane A., Dr.“
Krok 8. V prípade potreby rozlíšte súbory podľa podrobnejších informácií
V zriedkavejších prípadoch nestačí abecedné informácie na určenie poradia súborov. V týchto prípadoch musíte použiť ďalšie informácie na indexovanie a objednávanie položiek. Označte tieto dodatočné informácie v príslušných súboroch, aby ste ich mohli lepšie rozlíšiť. Napríklad:
- Ak ste mali položky pre dve rôzne osoby s menom Jane A. Doe, mohli ste si ich objednať do dátumu narodenia. Spis „Doe, Jane A. (nar. 1853)“by sa tak dostal pred spis „„ Doe, Jane A. (nar. 1967).
- Keď potrebujete rozlišovať, môžete si tiež objednať položky podľa geografie. Ak máte súbory pre tri rôzne banky na troch rôznych miestach a každá banka sa nazýva „First United Bank and Trust“, môžete ich zoradiť abecedne v poradí „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank and Trust (Oklahoma) “a„ First United Bank and Trust (Južná Dakota) “.
- Rovnako tak, ak by ste mali položky pre dvoch rôznych medveďov alebo typy medveďov, ďalej by ste ich rozlišovali podľa druhu, geografickej polohy atď. Môžete mať napríklad súbory „Bear, Brown“a „Bear, Grizzly“(v uvedenom poradí) alebo v súboroch „Bears (európsky)“a „Bears (severoamerický)“(v uvedenom poradí).
Krok 9. Zverejnite výnimky a špeciálne pravidlá
Zaistite, aby každý, kto používa vaše súbory, vedel o akýchkoľvek výnimkách zo štandardných pokynov, ktoré sú zohľadnené vo vašom informačnom systéme. Pomôže to zaistiť, aby každý mohol správne a efektívne používať registračný systém.
