Keď je na vašom stole neporiadok, môže byť pre vás oveľa ťažšie pochopiť veci, ktoré musíte urobiť. Elektronické zariadenia sa hromadia, papiere sú rozhádzané všade a celá pracovná plocha je posiata nepoužitými predmetmi, ktoré vám len prekážajú. S niekoľkými novými nástrojmi a trochou šikovnosti v organizácii však môžete úplne prepracovať rozloženie svojho kancelárskeho stola pomocou novej konfigurácie, ktorá podporuje efektivitu a zaháňa neporiadok. Kľúčom je správne využiť priestor, ktorý máte, a vytvoriť nový priestor tam, kde ho najviac potrebujete.
Kroky
Metóda 1 z 3: Redukcia neporiadku
Krok 1. Vyhoďte odpadky a nepotrebné položky
Pustite sa do úplného vyčistenia všetkých obťažujúcich, cudzích alebo irelevantných vecí, ktoré tlačia váš stôl. Patria sem zastarané dokumenty, nevyžiadaná pošta, prázdne škatule a staré alebo nepoužívané kancelárske potreby, ako aj zjavnejšie neporiadky, ako sú balíky potravín.
- Pri upratovaní pracovného stola sa zbavte toľkých vecí, bez ktorých sa môžete zaobísť. Čím viac vyhodíte, tým viac priestoru vám zostane na skutočnú prácu.
- Položte odpadkový kôš vedľa svojho stola, aby sa odpadky naďalej nehromadili.
Krok 2. Rozhodnite, čo musí zostať na vašej ploche a čo nie
Zostávajúce položky zoraďte do skupín na základe ich dôležitosti pre vašu prácu a frekvencie ich používania. Spotrebný materiál, ktorý používate každý deň, je možné usporiadať do rozumných stolných organizátorov alebo ich vhodiť do zásuviek na dosah, zatiaľ čo nepodstatné položky by ste mali premiestniť na miesto, ktoré nie je na mieste, alebo ich úplne vyhodiť.
- Ak vás zaujíma, ako najlepšie postupovať, začnite zoradením pracovných materiálov od 1 do 4 z hľadiska ich bezprostrednosti. Položky, ktoré získajú hodnotenie 1, môžu zostať na pracovnej ploche; položky s hodnotením 2 môžu ísť do zásuviek; tí, ktorí majú 3 s, by mali byť umiestnení do oddelených organizátorov a tí, ktorí majú 4 s, môžu byť uložení.
- Aby ste zväčšili svoj celkový priestor, musíte vytvoriť sústredenejší a minimalistickejší prístup k typom vecí, ktoré máte okolo seba.
Krok 3. Zmenšiť veľkosť na efektívnejšie vybavenie
Na stole môžete mať položky, ktoré považujete za zásadné a ktoré zaberajú viac, než je ich spravodlivý podiel na pracovnom priestore. Prehodnoťte objemné, ťažkopádne alebo podivne tvarované predmety a zistite, či by stálo za to nahradiť ich menšími, priestorovo efektívnejšími verziami. Môžete napríklad nájsť kompaktnejší svetelný zdroj, ktorý by nahradil zastaranú, nadrozmernú stolnú lampu.
- To vám poskytne praktickú výhovorku, ako si urobiť malý nákup pre seba-typy kancelárskych výrobkov, ktoré sa dnes predávajú, bývajú v porovnaní so staršími kolegami menšie a elegantnejšie.
- Vyhľadajte položky, ktoré majú viacnásobné použitie, ako napríklad tlačiarenský vozík, ktorý slúži aj ako kartotéka alebo štítok s menami, ktorý obsahuje aj perá.
Krok 4. Obmedzte osobné veci
Aj keď môže byť pre vašu morálku dobré mať okolo pracovného priestoru niekoľko fotografií vašich detí alebo rôzne vychytávky popkultúry, príliš veľa z týchto predmetov začne spotrebovávať drahocenný priestor na stole. Môžu tiež ľahko rozptýliť, pretože budete v pokušení zastaviť a obdivovať ich po celý deň.
- Obmedzte svoje osobné veci na niekoľko drobností, ako je zarámovaný portrét rodinného psa alebo bobule Garfielda.
- Oprášte si pokyny pre zdobenie svojho zamestnávateľa, aby ste získali predstavu o tom, koľko je vhodné dodržať.
Krok 5. Nechajte dostatok miesta na prácu
Stredná časť vášho stola by mala byť vyhradená pre váš počítač alebo dôležité dokumenty. Odrežte malú plochu na jednu stranu stola a použite ju na dokončenie papierovania. Doprajte si dostatok miesta pre lakte, aby ste sa pri plnení každodenných úloh necítili udusení.
Nedovoľte, aby sa ostatné položky unášali do priestoru, ktorý ste si vyhradili pre svoje hlavné pracovné funkcie
Metóda 2 z 3: Najlepšie využitie úložného priestoru
Krok 1. Použite svoje zásuvky
Uložte svoje základné zásoby a najčastejšie používané položky do horných zásuviek, aby ste ich mali poruke. Patria sem veci ako písacie potreby, obálky, dôležité formuláre a priečinky so súbormi. Spodné zásuvky si odložte na záložný materiál, referenčné materiály a dokumenty, ktoré si musíte pozrieť iba príležitostne. Venujte trochu času organizovaniu obsahu svojich zásuviek na stole, aby ste presne vedeli, kde je všetko, keď to potrebujete.
- Zásobte sa kopírovacím papierom, náhradnými náplňami do tlačiarní, atramentovými perami, sponkami a ďalšími položkami, ktoré zvyknete rýchlo minúť, aby ste vytvorili pripravenú vyrovnávaciu pamäť.
- Zásuvky sú obzvlášť rizikové zóny pre neporiadok. Prezrite si svoje zásuvky každých pár týždňov a zbavte sa všetkého, čo nepotrebujete, čo narúša efektivitu rozloženia vášho pracovného stola.
Krok 2. Investujte do organizéra zásuviek
Všetok priestor v zásuvke na svete vám neprospeje, ak sú samotné zásuvky spletitý neporiadok. Prestaňte jednoducho hádzať veci na stôl a namiesto toho použite oddelený organizér zásuviek, ktorý vykoná triedenie a skladovanie za vás. Špecializovaní organizátori sa stanú užitočnými každý deň, pretože vám umožnia rozdeliť svoje zásoby podľa vlastného uváženia a udržať ich pohromade na jednom mieste.
- Označte rôzne priehradky organizéra zásuviek tak, aby bol jeho obsah okamžite identifikovateľný.
- Pokiaľ ide o obzvlášť veľké alebo plné stoly, skúste bežať s viacerými organizátormi rôznych veľkostí a konfigurácií, ktoré vám pomôžu sledovať vaše zásoby.
Krok 3. Majte vyhradené miesto pre elektronické zariadenia
Ak váš laptop, tablet alebo smartphone zohrávajú pri vašej práci neoddeliteľnú úlohu, pokojne ich vynechajte, ale oddeľte ich do jedného rohu alebo do špeciálnej zásuvky. Tak sa neskončia rozložene na ploche. Skúste sa nespoliehať na príliš veľa zariadení naraz, pretože sa môžu rýchlo stať skôr zhoršením než pomocou.
- Nastavte „nabíjaciu stanicu“v blízkosti zásuvky alebo elektrickej zásuvky, kde môžu vaše zariadenia zostať zapojené a pripravené na použitie.
- Vo všeobecnosti je najlepšie používať digitálne zariadenia iba vtedy, ak sú nevyhnutné. Elektronika tiež prispieva k veľkému duševnému neporiadku.
Krok 4. Vrecia a aktovky neprekážajte
Batohy, kabelky, tašky na prenosný počítač, boxy na obed a ďalšie nosiče sú objemné a zaberajú veľa miesta, takže nemá zmysel prikrývať nimi svoj stôl. Uložte toto príslušenstvo inde, najlepšie vedľa alebo pod stôl, kde k nim budete mať prístup bez prekážok. Skúste si každý deň cestou do práce zbaliť svoje nevyhnutné veci do čo najmenšieho počtu tašiek.
- Využite výhody skriniek alebo šatní na odkladanie osobných vecí, ak ich vaša spoločnosť ponúka.
- Pri skladovaní väčšieho príslušenstva na úrovni podlahy sa snažte neobmedzovať existujúci priestor na prechádzku.
Metóda 3 z 3: Predstavenie nových nástrojov a zdrojov
Krok 1. Investujte do zásobníka papiera
Ak ešte nepoužívate zásobník na papier, prichádzate o zásadný priestor na stole aj o neoceniteľný organizačný nástroj. Zásobníky papiera majú viacero úrovní, ktoré môžete použiť na rozdelenie prichádzajúcich, odchádzajúcich a prebiehajúcich dokumentov, čo výrazne zefektívni váš pracovný postup. To znamená, že už nikdy nebudete musieť prekopávať hromadu neusporiadaných papierov.
- Zvážte implementáciu dvoch oddelených zásobníkov: jedného pre aktuálnu prácu a druhého pre súbory, ktoré nepotrebujete, ale ešte neboli archivované.
- Zásobník papiera môžete použiť aj na triedenie a odpovedanie na hromadené hromady nezodpovedaných správ.
Krok 2. Dokumenty ukladajte do škatúľ
Papiere, ktoré denne nepotrebujete, je možné objednať, zošiť alebo vložiť do manilských priečinkov a uložiť do označených úložných boxov. Potom môžete nájsť miesto pre tieto boxy okolo vášho stola alebo kancelárie, alebo vo vašom podniku určenom sklade dokumentov.
- Úložné boxy chránia dôležité dokumenty pred poškodením, rozliatím a náhodným umiestnením alebo vyhodením.
- Zaistite, aby boli všetky škatule správne označené a systematicky archivované.
Krok 3. Majte svoje písacie potreby na jednom mieste
Aby ste zabránili zmiznutiu voľných pier, ceruziek a zvýrazňovačov v spodnej časti zásuvky na nevyžiadanú poštu, spojte ich a spojte ich do jedného zásobníka alebo organizéra na poháre. Vytvorte si domov pre organizér niekde na ploche, aby ste mali vždy poruke písacie potreby.
- Vyhoďte všetky rozbité, vysušené alebo bez čiapočky.
- Nezabudnite si do spodnej zásuvky uložiť niekoľko záložných balíkov pier a fixiek pre prípad, že by ste sa minuli.
Krok 4. Zaveste neďaleko malú nástenku
Môžete použiť jednoduchú korkovú nástenku na riešenie upozornení, nalepenie pripomienok Post-It a naliehavé dokumenty mať tak na očiach. Ak máte kanceláriu pre seba, namontujte nástenku na stenu na viditeľné miesto. Ak pracujete v zdieľanom priestore, skúste ho vybaviť rozdeľovačom kabín alebo dokonca bočnou stranou stola.
- Nástenky sú mimoriadne priestorovo efektívne, pretože vám umožňujú úplne odstrániť predmety z vášho stola.
- Uverejňovaním osobných fotografií alebo dekorácií na nástenke uvoľníte miesto na ploche pre dôležitejšie položky.
Tipy
- Každý pár týždňov prejdite a vyčistite, odblokujte a zreorganizujte svoj stôl. Zavádzať nový systém na udržanie poriadku vo veciach nemá veľký zmysel, ak sa ho nebudete držať.
- Venujte pozornosť svojmu bežnému pracovnému postupu a naďalej zefektívňujte rozloženie a konfiguráciu svojho pracovného stola. Efektívna organizácia je neustála snaha.
- Odpadky vždy ihneď zlikvidujte. Čím dlhšie budete čakať, kým ho vyhodíte, tým je väčšia pravdepodobnosť, že ho necháte bez kontroly.
- Ak pracujete v zdieľanom priestore, zistite, či by vaši spolupracovníci boli ochotní s vami spolupracovať na navrhovaní úsporných organizačných opatrení a riešení úložiska.
