Papierové súbory môžu byť bolestivé, najmä keď sa hromadia na vašom stole. Ak chcete lepšie porozumieť svojim zatúlaným papierom a potvrdeniam, skúste pretriediť všetky nezoslané dokumenty. Ďalej pomocou kartotéky alebo zásuvky zoraďte súbory do rôznych priečinkov. Ak chcete úplne odstrániť svoj neporiadok v kancelárii, môžete svoje dokumenty nahrať do počítača, wiki alebo iného cloudového systému. So zavedeným základným plánom môžete lepšie spravovať mnoho typov súborov vo svojom kancelárskom priestore!
Kroky
Metóda 1 z 3: Filtrovanie prostredníctvom dokumentov
Krok 1. Oddeľte dokumenty, ktoré je potrebné uložiť, od tých, ktoré stále používate
Keď začnete organizovať svoje papiere, urobte hromadu pre tých, ktorí sú pripravení ich odložiť, a samostatnú hromadu pre tých, ktorí musia zostať na stole. Získajte na svoj stôl 2-slotový organizér na papier, aby vaše dokumenty zostali organizované aj po počiatočnom procese triedenia a zakladania. Dokumenty, ktoré budete používať, uložte na 1 miesto a dokumenty pripravené na vloženie do iného priečinka.
Krok 2. Vyberte si deň v týždni na podanie dokumentov
Nedovoľte, aby sa vám koše s novými dokumentmi vymkli spod kontroly; vyhraďte si jeden alebo dva dni na triedenie a organizovanie súborov. Ak vo svojom pracovnom priestore nespracovávate veľa potvrdení a dokumentov, môže vám na vykonanie práce stačiť 1 deň. Ak však vaša práca zahŕňa veľa papierovania, môžete si na vyriešenie neusporiadaných dokumentov vyhradiť 2-3 dni.
Triedenie súborov každý týždeň robí organizačný proces oveľa lepšie spravovateľným
Krok 3. Označte všetky svoje súbory dátumami vyradenia, aby ste predišli neporiadku
Pred odoslaním nových dokumentov si pozorne prečítajte dátum a obsah každého súboru. Ak sa dokument týka prebiehajúceho projektu alebo iného problému, napíšte „nedokončené“v hornej časti súboru. Ak dokument pojednáva o dokončenom projekte, označte súbor ako „dokončený“. Okrem toho si poznačte čas, kedy už súbor nie je potrebný a dokument je možné skartovať alebo recyklovať.
Ak rýchlo skenujete súbory, tieto zápisy vám môžu pomôcť nájsť správny súbor efektívnejšie
Krok 4. Recyklujte všetky irelevantné dokumenty namiesto ich ukladania
Nepredpokladajte, že každý súbor si zaslúži miesto vo vašej kartotéke alebo zásuvke. Odložte radšej nepotrebné dokumenty do koša. Ak vaše súbory obsahujú akékoľvek osobné údaje, dokumenty namiesto ich recyklácie skartujte.
Skartujte všetky súbory s finančnými údajmi a údajmi o účte, číslom sociálneho poistenia alebo inými citlivými údajmi
Metóda 2 z 3: Výber triediaceho systému
Krok 1. Vyberte fyzický úložný priestor pre vaše súbory
Prezrite si rozloženie svojho pracovného priestoru a zamyslite sa nad tým, ktorý registračný systém by fungoval najlepšie. Ak máte kanceláriu, môže byť dobrou voľbou veľká kartotéka. Ak však máte menší pracovný priestor, potom zásuvka alebo priečinok na zakladače môže mať logisticky väčší zmysel.
- Pri kúpe nového úložného systému sa snažte uprednostniť kvalitu pred cenou.
- Bez ohľadu na váš registračný systém umiestnite citlivé dokumenty do zabezpečeného priečinka.
Krok 2. Ak sú vaše súbory citlivé na čas, usporiadajte dokumenty podľa dátumu
Vyberte si organizačný systém, ktorý dáva vášmu podniku alebo kancelárskemu priestoru najväčší zmysel. Ak sa vaša práca sústreďuje okolo termínov, skúste objednať priečinky s aktuálnym dátumom vpredu. Ako dni plynú, pokračujte v pridávaní nových priečinkov a súborov na prednú stranu kartotéky alebo zásuvky.
- Môžete mať napríklad samostatné súbory na dni, týždne alebo mesiace.
- Ak napríklad pracujete ako daňový poradca, malo by zmysel predložiť dokumenty vašich klientov podľa dátumu.
- Tento systém funguje dobre pre jednotlivcov, ktorí pracujú s materiálmi citlivými na čas.
Krok 3. Navrhnite kalendárny systém triedenia, ak pracujete s chronologickými súbormi
Ak sa vo svojom kancelárskom priestore stretávate s veľkým objemom súborov, skúste do svojich skriniek a zásuviek pridať spisový systém „tickler“. Podobne ako v kalendári, systém „tickler“používa na reprezentáciu každého mesiaca 12 veľkých priečinkov, pričom ku každému veľkému priečinku pripadá na každý deň v mesiaci 28 až 31 podpriečinkov. Skúste túto metódu použiť, ak máte prácu orientovanú na dátum.
- Ak napríklad pracujete pre exportnú spoločnosť, môže byť jednoduchšie triediť súbory podľa mesiaca a dátumu namiesto všeobecnej kategórie.
- Tento systém je lepší pre jednotlivcov, ktorí uprednostňujú konkrétnu numerickú organizáciu na rozdiel od farebného kódovania.
Krok 4. Ak chcete dokumenty kategorizovať, zoraďte svoje súbory podľa témy
Vyberte pre svoje priečinky rôzne kategórie a potom ich usporiadajte podľa relevancie. Pri zariaďovaní kartotéky alebo zásuvky umiestnite priečinky s najdôležitejším významom dopredu. Pokračujte v triedení súborov s ohľadom na to, aby ste mali ľahký prístup k dôležitým dokumentom.
Ak ste napríklad finančným poradcom spoločnosti, bude rozumnejšie triediť dokumenty podľa dôležitosti a relevancie, ako sú „investície“, „mzdy“a „dane“
Krok 5. Vyberte pre svoje súbory široké názvy kategórií
Nepoužívajte pre svoje priečinky dlhé, príliš konkrétne štítky. Namiesto toho sa pokúste vybrať obecné štítky vrátane štítkov, aby ste si neskôr nerobili problémy s triedením nových súborov. Ak chcete vytvoriť konkrétnejší systém záznamov, skúste pridať podpriečinky do väčšieho, všeobecnejšieho systému súborov.
Napríklad „Prehľady výdavkov za 3. apríla“by neboli dobrou kategóriou pre všeobecný priečinok, pretože sú príliš špecifické. Namiesto toho označte priečinok ako „Správy o výdavkoch“, ktorý je oveľa otvorenejší
Tip:
Štítkovače sú jednoduchý a efektívny spôsob kategorizácie súborov.
Krok 6. Farebne označte svoje dokumenty a vytvorte tak vizuálne príťažlivý systém
Investujte do rôznych viacfarebných priečinkov a štítkov. Ďalej priraďte rôzne kategórie súborov k rôznym farbám priečinkov a štítkov, aby bol váš spisový systém konzistentný. Skúste vo svojich kartotékach a zásuvkách používať rovnaké farby a kategórie, aby ste k rôznym súborom mali rýchly a efektívny prístup.
- Vaše žlté priečinky napríklad označte pre e-mailovú korešpondenciu, červené priečinky pre formuláre súvisiace s daňami a zelené priečinky pre mzdy.
- Skúste použiť ľahko zapamätateľné farebné schémy a štítky. Zelená môže byť napríklad skvelým farebným štítkom pre finančné formy, pretože zelená farba je často spojená s peniazmi.
- Tento systém je najvhodnejší pre vizuálnych študentov.
Metóda 3 z 3: Digitálny prístup
Krok 1. Naskenujte svoje papierové súbory a uložte ich digitálne
Kedykoľvek do skrinky alebo zásuvky pridáte nový súbor, pomocou skenera nahrajte digitálnu verziu súboru do počítača. Ak potrebujete rýchly prístup k súboru, vyhľadávanie na počítači vám bude oveľa rýchlejšie a jednoduchšie, než prehľadávať niekoľko priečinkov. Ak je celý váš systém súborov založený na papieri, skenujte a nahrajte súbory a vytvorte digitálnu zálohu.
- Nestresujte sa, ak nemáte digitálny registračný systém! Stačí skenovať a nahrávať súbory po 1 priečinku naraz.
- Súbory môžete skenovať aj pomocou určitých aplikácií pre telefón.
Krok 2. Vyberte konzistentné názvy pre všetky súbory
Vyberte si štítky pre svoje digitálne dokumenty, ku ktorým je ľahké vyhľadávanie a prístup. V ideálnom prípade sa snažte, aby tieto súbory boli v súlade s nimi, napríklad s dátumom alebo priezviskom, pretože to uľahčí ich triedenie. V prípade potreby zahrňte do názvov svojich súborov všetky relevantné umiestnenia, množiny údajov alebo čísla verzií.
- V názvoch súborov nepoužívajte žiadne špeciálne znaky, pretože počítače ich nedokážu správne spracovať.
- Ak napríklad odkazujete na konkrétny dátum, napríklad 24. novembra 2003, označte svoj dokument číslom 20031124.
Krok 3. Zoradenie digitálnych súborov pomocou priečinkov a podpriečinkov
Podobne ako v kartotéke používajte na ukladanie a usporiadanie naskenovaných dokumentov rôzne digitálne priečinky. Na ploche vytvorte a označte viacero priečinkov, ktoré sa týkajú vašich nahraných súborov. Ak chcete použiť konkrétnejšie kategórie, vytvorte v každom väčšom priečinku niekoľko podpriečinkov. Pokračujte v drobení s digitálnymi priečinkami, kým nenájdete systém, ktorý vám bude vyhovovať!
Napríklad, ak máte priečinok s názvom „Dane“, môžete vytvoriť niekoľko podpriečinkov na rôzne roky
Krok 4. Odošlite svoje dokumenty na wiki, aby k nim malo prístup viac ľudí
Ak je váš pracovný priestor kolaboratívnejší, vytvorte si online wiki, ku ktorej majú prístup vaši spolupracovníci a nadriadení. Po prihlásení sa do wiki použite sekciu „panel nástrojov“na prístup k tlačidlu „nahrať súbor“. Vďaka tejto funkcii môžete prepojiť novo nahraný dokument s rôznymi ľuďmi, ktorí si teraz môžu súbor pozrieť a pristupovať k nemu.
Majte na pamäti, že súbory na wiki môže upravovať ktokoľvek
Krok 5. Na ukladanie dokumentov na cestách použite cloudový softvér
Stiahnite si aplikáciu alebo inú digitálnu službu, ktorá funguje na počítačoch aj mobilných zariadeniach. Ak chcete, aby boli vaše súbory na jednom mieste, pomocou tejto služby nahrajte obrázky svojich súborov, aby ich bolo možné uložiť v softvéri založenom na cloude. Aj keď sú niektoré softvéry bezplatné, za väčšie úložisko budete možno musieť zaplatiť.
