Organizácia kartotéky môže byť náročná, či už je to domáca skrinka plná zaplatených účtov a daňových informácií, alebo pracovná skrinka plná dokončených projektov a faktúr. Zorganizujte si registračnú skrinku tým, že sa zbavíte starých súborov, nájdete spisový systém, ktorý vám vyhovuje, a budete ho neustále udržiavať.
Kroky
Časť 1 zo 4: Čistenie starých dokumentov
Krok 1. Kúpte si kartotéku, ak ju nemáte
V rámci svojho rozpočtu vyhľadajte skrinku dobrej kvality, ktorá je dobrou veľkosťou pre váš domov alebo kanceláriu. V prípade akýchkoľvek prírodných katastrof, ktoré môžu postihnúť váš domov, zvážte ohňovzdornú a vodotesnú skrinku. Balík takýchto skriniek sa nachádza v miestnych obchodoch, obchodoch s nábytkom, stolárskych obchodoch a nákupných centrách.
Krok 2. Začnite si prezerať svoje súbory
Odložte všetko, čo je evidentne staré alebo nepotrebné. Odložiť:
- Účtenky za výrobky, ktoré už nevlastníte.
- Nevyžiadaná pošta
- Staré účty za služby, ktoré už nepoužívate
- Obchodné listy zo starého zamestnania
- Pečiatky, ktoré už nepotrebujete
Krok 3. Nebojte sa zbaviť vecí
Aj keď sú niektoré dokumenty, ako sú rodné listy a daňové informácie, zjavne dôležité, môže ísť o nevyžiadanú poštu alebo staré potvrdenia, ktoré síce vyzerajú dôležité, ale v skutočnosti nie sú. Pri rozhodovaní premýšľajte o každom dokumente a premýšľajte o tom, či by mohol byť v budúcnosti skutočne užitočný. Ak by ste si to nenechali ujsť, ak by to na rok zmizlo, je asi v poriadku ho vyhodiť.
Krok 4. Buďte opatrní pri vyhadzovaní vecí v práci
Opýtajte sa svojich nadriadených, skôr ako niečo vyhodíte, pretože to môže byť dôležitejšie, ako si myslíte. Vaša spoločnosť môže mať tiež pravidlá o tom, ako dlho je potrebné veci uchovávať a ako ich likvidovať.
Krok 5. Rozhodnite, ktoré veci je potrebné uložiť
To bude vo všeobecnosti závisieť od toho, ako sú aktuálne alebo užitočné. Používajte diskrétnosť a premýšľajte o tom, či budú dokumenty v budúcnosti užitočné alebo potrebné. Ak sú skutočne dôležité, nechajte si ich. Daňové informácie, záznamy o poistení a dôležité dokumenty si ich uschovajte na nasledujúce časové obdobia:
- Informácie o daňovom priznaní uchovávajte 7 rokov, ako aj všetky potvrdenia k položkám, ktoré ste si stiahli z daní. IRS môže auditovať akýkoľvek výnos až 6 rokov po podaní vašich daní.
- Uchovávajte poistné záznamy, hypotekárne vyhlásenia a doklady o charitatívnych daroch až tri roky.
- Uchovajte si veľmi dôležité dokumenty, ako sú rodné a sobášne listy, preukazy sociálneho poistenia, tituly, listiny a pasy. Uchovávajte ich v bezpečí a nikdy sa ich nezbavujte.
Krok 6. Skartujte každý dokument, ktorý ste si odložili
Vyhodením neskartovaných dokumentov môžete nechať svoje osobné informácie vystavené každému, kto ich vidí. Aj keď si nie ste istí, či je dokument citlivý, je najlepšie ho skartovať, pretože môže obsahovať adresy, dátumy narodenia alebo iné informácie.
Krok 7. Skartujte alebo zničte aj digitálne médiá
Mnoho miest a podnikov bude mať dni, v ktorých miestni alebo zamestnanci môžu priniesť staré diskety, disky CD alebo pevné disky na zničenie. Postarajú sa o to, aby bol vykonaný správne.
Časť 2 zo 4: Organizácia dôležitých dokumentov
Krok 1. Začnite organizovať zostávajúce súbory
Presuňte sa na stôl alebo veľký stôl a usporiadajte papiere na hromady, ktoré sú pre vás logické a rozumné. Stanú sa z nich vaše jednotlivé súbory. Vytvorte hromady, ktoré vám pomôžu nájsť presne to, čo hľadáte. Zvážte kategórie domácich skriniek, ako sú:
- Inžinierske siete
- Auto
- Lekársky
- Pet
- Podnikanie
- Domov
- Dane
- Financie
Krok 2. Požiadajte spolupracovníkov o radu o pracovných skriniach
Na organizovanie dokumentov na vašom pracovisku môžu existovať špecifické firemné konvencie. Ak nie, uložte chronologicky alebo abecedne. Opýtajte sa uprataných spolupracovníkov, aké systémy im najlepšie vyhovujú.
Krok 3. Udržujte svoje kategórie jednoduché
Čím konkrétnejší budete, tým viac súborov budete mať, čo bude znamenať viac neporiadku vo vašej skrini. Udržujte svoje hlavné súbory všeobecnejšie a potom v nich organizujte dokumenty.
Krok 4. Rozhodnite sa, či chcete usporiadať podľa mena alebo dátumu
Keď roztriedite každý papier na správnu hromadu, začnite ich organizovať tak, aby ste ich mohli ľahko nájsť.
- V prípade abecedných zoznamov, ako sú napríklad značky na potvrdenkách, umiestnite položky začínajúce sa písmenom A na vrch stohu až po Z.
- Pokiaľ ide o chronologické podania, napríklad dátumy daňových priznaní, umiestnite najaktuálnejšie dokumenty na vrch stohu a v spodnej časti pracujte smerom k najstarším dokumentom.
Krok 5. Umiestnite každý zo svojich stohov do priečinka
Vložte papiere tak, aby bol dokument v hornej časti stohu v prednej časti priečinka. Vďaka tomu budú dokumenty v rovnakom poradí, v akom ste ich usporiadali.
Časť 3 zo 4: Jednoduché vyhľadávanie súborov
Krok 1. Každý priečinok zreteľne označte
Uistite sa, že písanie na karte je veľké, čitateľné a dáva zmysel pre vás a ostatných vo vašej kancelárii alebo rodine. Na zvýšenie prehľadnosti používajte štítkovač.
Krok 2. Nechajte každú zásuvku, aby obsahovala svoju vlastnú kategóriu, a tiež ju jasne označte
Rozdeľte svoje súbory medzi zásuvky spôsobom, ktorý vám dáva zmysel, pričom každá zásuvka obsahuje inú kategóriu. Každá kategória by mala obsahovať súvisiace súbory, ktoré vám pomôžu ľahšie nájsť veci.
- Finančné informácie, ako sú daňové dokumenty, investičné súbory a hypotekárne vyhlásenia, môžu byť v jednej zásuvke.
- Osobné dokumenty, ako sú rodné listy, pasy a lekárske záznamy, môžu ísť do inej zásuvky.
- Návody na obsluhu rôznych položiek môžu byť v inom.
Krok 3. Zvážte použitie farebných priečinkov
Ak do pamäte zapíšete zodpovedajúcu farbu, bude oveľa jednoduchšie nájsť vaše papiere. Ak už máte manuálne priečinky, pridajte im farbu zvýrazňovačmi alebo farebnými značkami. Farebné štítky je možné na ten istý účel použiť aj nenápadnejšie.
Krok 4. Pomocou systému farieb vytvorte v zásuvkách podkategórie
Zásuvka s informačnými materiálmi môže byť napríklad rozdelená do priečinkov, ako sú „Návody k elektronike“, „Príručky k elektrickému náradiu“a „Príručky k čistiacim prostriedkom“.
Krok 5. Zmeňte svoj systém, ak to nedáva zmysel
Po mesiaci alebo dvoch používania sa nebojte zmeniť veci, ktoré vám nefungujú. Presuňte rôzne súbory dopredu alebo rozdeľte kategórie, ktoré je ťažké rozlíšiť. Pamätajte si, že vaša kartotéka je systém pre vás a musí zodpovedať vášmu pracovnému postupu.
Časť 4 zo 4: Udržiavanie organizácie
Krok 1. Buďte proaktívni, aby ste zostali organizovaní
Venujte okamžitú pozornosť pošte a dokumentom hneď, ako prídu, a akonáhle sa s nimi vysporiadate, ihneď ich založte.
Krok 2. Nastavte si doručenú poštu na domácom alebo pracovnom stole
Prezrite si svoju prichádzajúcu poštu raz denne. Týmto spôsobom nič nestratíte a nebude sa to hromadiť. Podanie sa nezdá byť taká fuška, robí sa to trochu naraz.
Krok 3. Reorganizujte svoju skrinku často
Odporúča sa ročná reorganizácia a pri veľkom počte súborov ju môžete dokonca vyčistiť štvrťročne. Hlavným zdrojom neporiadku v kartotékach sú staré dokumenty, ktoré už nepotrebujete, a preto staré veci očistite a skartujte podľa potreby.
Krok 4. Zvážte konverziu niektorých svojich súborov na digitálne médiá
Čím viac dokumentov môžete uchovávať v digitálnom formáte, tým menej fyzického neporiadku budete mať v kartotéke. Medzi dobrých kandidátov na skenovanie patria potvrdenia, doklady o darovaní alebo bankové výpisy. Niektoré môžu byť dokonca už k dispozícii online.
Krok 5. Vytvorte hlavný dokument
V dokumente vysvetlite, ako funguje váš registračný systém a kde sa veci nachádzajú. V prípade núdzového alebo nepredvídaného problému môžu ostatní potrebovať vedieť, ako nájsť vaše súbory.
Tipy
- Ak máte zvedavé deti alebo zvedavých rodinných príslušníkov, nechajte svoje kartotéky zamknuté.
- Ak máte problém s otváraním zámku, prečítajte si článok Ako vybrať zámok kartotéky.
- Ak máte obavy, že skrinka nie je dostatočne bezpečná, uložte veľmi citlivé dokumenty, ako sú rodné listy alebo list vlastníctva, do bezpečnostnej schránky alebo ohňovzdorného puzdra na dokumenty.
Varovania
- Ak žijete v oblasti náchylnej na zemetrasenie, pripevnite skrinky k stabilnej stene. Zabráni sa tým ich pádu na osobu alebo zablokovaniu dverí počas seizmickej udalosti.
- Opatrne načítajte súbory. Ak je horná zásuvka plná a zásuvky pod ňou sú prázdne, môže sa prevrátiť.
