Len málo vecí je pre bezproblémovú prevádzku kancelárie dôležitejších ako spisový systém, ktorý funguje. Bez ohľadu na to, či k súborom pristupujete iba vy alebo zdieľate so zamestnancom, vami zvolený registračný systém musí byť organizovaný, aby každý mohol nájsť to, čo hľadá. Ak je používanie registračného systému náročné, zavesíte sa na papiere zo strachu, že o ne prídete v súboroch, a čoskoro budete mať na stole hromady papierov.
Kroky
Krok 1. Rozhodnite sa pre registračný systém
Nech je to čokoľvek, musí to dávať zmysel, aby ste presne vedeli, kde je každý kus papiera. Vaše možnosti sú:
- Abecedne. Tento systém je najvhodnejší, keď väčšina vašich súborov bude obsahovať mená klientov, pacientov alebo zákazníkov.
- Predmet alebo kategória: Väčšina súborových systémov je usporiadaná podľa predmetu alebo kategórie, čo funguje správne, ak je správne nastavené, ale môže byť aj najzložitejšie, keď nie je.
- Numerické/chronologické. Najlepšie je to vtedy, ak vaše súbory pozostávajú hlavne z očíslovaného alebo datovaného materiálu, ako sú nákupné objednávky alebo potvrdenia.
Krok 2. Naplňte svoje zásuvky súborov závesnými priečinkami
Závesné priečinky nebudú nikdy odstránené, pretože slúžia ako držiaky miest na manilské obálky, ktoré vyberiete zo zásuvky.
Krok 3. Zoraďte svoje papiere na hromady podľa kategórie
Ak je hromada vysoká viac ako palec alebo dva, rozdeľte ju na podkategórie. Ak je hromada príliš tenká, skombinujte ju s inou hromadou a premenujte ju. Názvy hromád by mali uľahčiť určenie, na ktorú hromadu každý kus papiera ide.
Krok 4. Každú hromadu umiestnite do priečinka s manilami a zreteľne ju označte
Najlepšie je použiť priečinky s kartami, ktoré sú v strede, a nie striedavo, pretože súbory vyzerajú úhľadnejšie.
Krok 5. Manilové priečinky vložte do zavesených priečinkov
Pre väčšinu súborov budú fungovať bežné visiace priečinky, ale pre hrubé súbory alebo súbory, ktoré ste museli rozdeliť do podkategórií, použite priečinky v spodnej časti poľa. Priečinky si môžete objednať, ako chcete, ale väčšina ľudí v tomto mieste používa abecedný systém.
Krok 6. Visiace priečinky označte rovnakými názvami ako priečinky manila
Umiestnite všetky plastové úchytky naľavo od priečinka, pokiaľ nepoužívate bočnú kartotéku. Pri bočných súboroch, ktoré sa spúšťajú zľava doprava, keď otvoríte zásuvku, nie spredu dozadu, umiestnite zarážky na pravú stranu.
Krok 7. V blízkosti súborov umiestnite zásoby závesných a manipulačných priečinkov, aby ste mohli priečinok ľahko pridať, ak sa ocitnete s kúskom papiera, ktorý nepatrí do existujúceho priečinka
Vyhnite sa príliš hrubým alebo príliš tenkým priečinkom. Môžete tiež chcieť znova označiť priečinky a znova distribuovať dokumenty, ak sa rozhodnete, že musíte znova zaradiť do kategórie.
Krok 8. Na konci roka odstráňte všetky priečinky, označte čerstvé priečinky z Manily rovnakými názvami kategórií a umiestnite ich do súborov
Prejdite starými priečinkami, aby ste zistili, či je potrebné niečo preniesť do aktuálnych súborov, a ostatné umiestnite do svojho archívu.
Tipy
Môžete byť v pokušení farebne kódovať svoje súbory, používať počítač na tlač štítkov súborov alebo inak zatraktívniť súbory. Keď však budete musieť vykonať zmenu, napríklad pridať jeden priečinok, budete nešťastní, ak zistíte, že ste v priečinkoch so nesprávnymi farbami alebo budete musieť ručne napísať štítok súboru. Najlepšie je udržať veci jednoduché
Varovania
- Nikdy nevytvárajte rôznu hromadu toho, čo nemôžete kategorizovať, pretože tam všetko skončí.
- Keď vytvoríte registračný systém, musíte s podaním držať krok. Vyhraďte si každý deň čas na to, aby ste vybrali papiere zo svojho stola a založili ich. Odolajte pokušeniu nastaviť na svoje súbory hlboký registračný kôš, pretože ho jednoducho naplníte a stane sa ďalším súborom.