Vyhlásenie o práci (SOW) je dokument (a spravidla zákonná zmluva), ktorý formalizuje porozumenie medzi dodávateľom a klientom. Pri každom projekte SOW vysvetľuje konkrétne služby, ktoré sa majú dodať (zvyčajne rozdelené do samostatných úloh, ktoré sa majú vykonať), čas, v ktorom sa majú tieto úlohy a služby vykonať, a sumu a dátumy splatnosti platby. Jeho základným účelom je slúžiť ako plán projektu a dokumentovať očakávania strán. Mal by to byť jasný a jasný anglický popis „Prečo“, „Kto“, „Čo“, „Ako“, „Kedy“, „Kde“a „Koľko?“
Kroky
Metóda 1 z 2: Dodržiavanie všeobecných pokynov
Krok 1. Pred začatím práce napíšte SOW
SOW sa zvyčajne vytvára po ukončení základných zmlúv o zmluve, ale skôr, ako sa začnú akékoľvek práce na projekte. Niekedy (najmä pri časovo citlivých projektoch) môžu rokovania pokračovať aj po začatí prác a ukončení SOW, pokiaľ projekt dobre nezačne.
Krok 2. Preskúmajte požadovaný formát SOW
Neexistuje jediný štandardný SOW, pretože rôzne odvetvia a projekty majú rôzne dodávky a pracovný tok. Dobrý SOW je prispôsobený SOW.
Krok 3. Pochopte to prvýkrát
Aj keď samotný pôvodný SOW spravidla nie je revidovaný, na úpravu podmienok SOW sa spravidla používa samostatná bočná dohoda s názvom Zmena objednávky. Je dobré zahrnúť prázdny formulár objednávky zmeny k SOW. Majte na pamäti, že zmeny príkazov môžu zvýšiť náklady na projekt. Dobre napísaný SOW môže pomôcť znížiť potrebu príkazu na zmenu. Žiadny klient nechce byť v pozícii, kde by jeho konkrétne očakávania zostali bez dokladov, čo môže viesť k oneskoreniam, zvýšeniu celkových nákladov alebo nespokojnosti.
Metóda 2 z 2: Osvojenie si štýlu a špecifík v SOW
Krok 1. Zahrňte cieľ
Táto časť odpovedá na otázku „Prečo?“Je to prehľad na vysokej úrovni o projekte a jeho cieľoch. Pri navrhovaní tohto „pohľadu z vtáčej perspektívy“projektu sú prijateľné všeobecné opisy, vyhnite sa však jazyku, ktorý by bolo možné interpretovať viac ako jedným spôsobom. Byť jasný; popísať merateľné a dosiahnuteľné ciele, ktoré je reálne možné dosiahnuť v uvedenom časovom rámci.
Krok 2. Zahrňte diskusiu o rozsahu
Táto časť poskytuje konečné vyhlásenie (žiadne možnosti ani alternatívy) k otázke „Čo?“a ako? Čo je to za prácu? Ako sa to dosiahne? Alebo často to, čo NIE je práca a čo sa NEDÁ splniť. Aké sú predpoklady? Aké dodávky (položky, ktoré dodávateľ predloží klientovi na posúdenie a schválenie) sa vyrábajú? Čo sa okrem výstupov musí stať administratívne (projektový manažment), pokiaľ ide o hlásenie pokroku, sledovanie času a inú komunikáciu.
Krok 3. Ak je to možné, pridajte polohu
Táto voliteľná časť popisuje, kde sa práca bude vykonávať (ak je to relevantné).
Krok 4. Zahrňte časový rámec
Táto voliteľná časť špecifikuje celkový čas povolený na dokončenie projektu, maximálne zúčtovateľné hodiny za časové obdobie a konkrétne časy na formálne kontroly alebo iné míľniky projektu.
Krok 5. Stanovte rozvrh
Táto časť uvádza, aké úlohy by mali byť splnené do akého dátumu/času a kto je zodpovedný za to, že sa to stane. Popisy úloh a výsledkov (predovšetkým výstupov) by mali byť podrobné, jednoznačné a priamočiare, aby boli ľahko zrozumiteľné. Okrem výsledkov môže plán obsahovať položky pre testovanie zabezpečenia kvality, testovanie pre spotrebiteľa a správy o pokroku.
- Aj keď by mal byť rozvrh konkrétny, nesústreďte sa na „Ako“, pretože to môže pred úspešným dokončením projektu spôsobiť veľa prekážok. Postačuje základný opis požadovanej metodiky, ktorá sa má použiť.
- Harmonogram často obsahuje podrobnosti o kritériách prijatia (na meranie kvality výsledku) a míľniky platieb (zvyčajne po prijatí kľúčových výsledkov), aj keď ich možno popísať v inej samostatnej časti.
Krok 6. Zahrňte časť o prijatí
Táto časť popisuje mechanizmus, akým strany určia, či je produkt alebo služba prijateľná. Kritériá môžu siahať od merateľných štandardov kvality po špecifikovaný počet testov, ale v každom prípade sa musia dať objektívne vyhodnotiť.
Krok 7. Zadajte štandardy
Táto časť popisuje všetky priemyselné štandardy, ktoré je potrebné splniť, aby sa splnila zmluva. Namiesto fyzickej reprodukcie priemyselných štandardov v SOW stačí špecifikovať odkaz na súbor noriem.
Krok 8. Zahrňte všetky požiadavky na pracovnú silu
Táto časť špecifikuje všetky špeciálne požiadavky na pracovnú silu, napr. Počet zamestnancov, ktorí pracujú na projekte, požiadavky na vzdelanie (tituly alebo certifikácie).
Krok 9. Poznačte si cenu
Táto časť sa zaoberá otázkou „Koľko?“Je platba fixným poplatkom? Ako sa započítavajú výdavky/náklady? Bude platba uskutočnená jednorazovo alebo na splátky? Aký je rozvrh platieb? Existujú platobné míľniky?
Krok 10. Zahrňte všetky predpoklady
Väčšinou sú projekty preniknuté rôznymi neznámymi, pre ktoré musia strany vychádzať z rôznych predpokladov. V zásade sú predpokladmi podmienky, ktoré dodávateľ očakáva, že budú existovať na dokončenie projektu v súlade s podmienkami SOW. Dodávateľ môže napríklad predpokladať, že jeho zamestnancom bude za účelom inštalácie dodaného softvéru poskytnutý prístup do počítačovej siete klienta. Časť Predpoklady by mala identifikovať čo najviac takýchto predpokladov a stanoviť pohotovostný plán alebo dôsledky v prípade, že akékoľvek predpoklady zlyhajú.
Krok 11. Zahrňte parametre pre projektový manažment
Táto časť popisuje proces monitorovania postupu projektu. Zahrňte položky, ako sú: týždenné stretnutia, pravidelné správy o stave, pravidelné správy o pokroku a schôdze tímov projektového manažmentu. Táto časť je tiež dobrým miestom na opis akýchkoľvek dodatočných povinností, ktoré môžu z projektu vyplývať, ako je údržba a opravy po počiatočnom návrhu a/alebo inštalácii.
Tipy
- Ak je to možné, je v záujme klienta zadržať časť konečnej platby, kým sa neukáže, že všetky dodávky spolu fungujú.
- Dobre vypracovaný SOW by vo všeobecnosti nemal odkazovať na žiadne externé dokumenty (okrem priemyselných noriem).
- Predtým, ako sa projekt rozbehne, uistite sa, že zachytíte všetky sľuby, ktoré ste urobili pri predajných plánoch a zmluvných rokovaniach, vo vašej SOW.
- Pri podrobnom rozvrhu používajte jazyk kalendára, ktorý umožňuje určitú flexibilitu. Napríklad „dva mesiace po X, Q. A. testovanie bude dokončené “, a nie„ 5. júna, Q. A. testovanie bude ukončené. “To umožňuje bezproblémový priebeh projektu (bez príkazov na zmenu), ak dôjde k oneskoreniu skôr.
- SOW môže byť označený ako „Dôverný“. Ak je to tak, SOW by mala obsahovať krátku časť opisujúcu dôsledky (zvyčajne fixnú peňažnú pokutu) za akékoľvek porušenie dôvernosti.
